こんなお悩みありませんか?
-
契約書類の保存・管理が属人化しているため進捗管理や引き継ぎが難しく、必要なときに目的の書類が見つけられない。
-
顧客情報とドキュメント、資料、図面が関連してないため、顧客が必要とする情報の収集・用意に時間と手間がかかる。
-
コロナ禍のなか出社せずに申請・承認処理が行えるワークフローシステムを導入したが、効率的な決裁文書管理が実現できない。
-
研究グループ単位に研究資料の管理ルールが異なり、共通ルールでの管理ができない。
-
コールセンター利用しているシステムが古く、必要な情報が探し出せない。
-
電子化した図面や資料をファイルサーバで管理しているが、検索性が悪く必要なファイル情報が探し出せない。
-
技術情報のライフサイクルマネジメント(ILM)が不十分で、法令違反などの懸念がある。
-
製造部門や関係会社に作業指示書をFAX送信しているが、作業が非効率な点と送付ミスなどが課題。
-
プラント施設の管理は利用期間が長く資料が膨大になる。この資料の中から必要な資料を探すのが課題。
そのお悩み、SAVVY/EWAPが解決します!
SAVVY/EWAP(サビーイーワップ)は、「探す」から「気づく」「活かす」を引き出し、業務の効率化を推進する情報検索システムです。 自由に階層構造を組み替えながら閲覧できる多観点ツリー機能と、強力で多彩な超高速全文検索エンジンの融合により、目的の情報を素早く的確に抽出し、社内情報の見える化を実現します。
SAVVY/EWAPの3つの特長
1
さまざまな業務で
発生する文書の一元化
- 文書特性に合わせた属性(メタデータ)を文書情報として付与できます。
- 文書情報が異なる複数の文書を一つのデータベースで一元管理できます。
2
情報共有・見える化を
促進する強力な検索
- 属性の検索に加えてファイル内容の全文検索も同時に行えます。
- 属性内容で分類・仕分けが可能な多観点ツリー機能と全文検索機能を組み合わせることで、目的の情報に素早くたどりつけます。
3
情報共有に必要な
文書管理機能を実装
- 文書のアクセスコントロールができ、必要な範囲で情報共有できます。
- 日付属性をもとに一覧を作成し、期日でのメール通知やライフサイクルの管理が可能です。
SAVVY/EWAPの活用事例・ユースケース
契約書管理
必要なときに目的の契約書を探し出せず、契約内容の詳細確認に時間を要するという課題を解決するために、SAVVY/EWAPを導入。文書属性が柔軟に設定できるので、契約書以外の契約に関連する文書も一元管理して必要な時に必要な文書を高速に検索できる仕組みを構築しました。
資料・図面管理
顧客の管理する施設や設備に関する資料や図面を管理する目的でSAVVY/EWAPを導入。紙で管理していた資料や図面を電子化し、顧客情報と関連付けて一元管理できるようにしたことで、異常発生時に現場へ急行する社員に迅速な情報伝達が可能になりました。
決裁文書管理
コロナ禍のなか導入した申請・承認ワークフローシステムを補完し、決裁文書を効率的に管理することを目的にSAVVY/EWAPを導入。ワークフローシステムと連携した検索・長期保管・帳票作成・自動廃棄が行える高度な文書管理の仕組みを実現しました。
研究資料管理
研究資料の複雑な管理ルールと細かいアクセス権管理、先使用権の証明としてタイムスタンプの付与に対応可能なSAVVY/EWAPを導入。利用者個々の管理ルールが実現でき資料の格納率向上し、柔軟な管理ルールが実現できることから、研究資料を保管する側にも探す側にも便利になり、利活用が活発になりました。また、資料へのタイムスタンプ付与により、先使用権への対応ができるようになりました。
コールセンター
既存システムは検索機能も古く、検索速度が遅く、意図しない検索結果が出るなど、課題を解決するためにSAVVY/EWAPを導入。既存システムからのデータの移行も標準機能にて対応することができ、短期間でリプレースを完了し利用開始ができました。
ファイルサーバ検索
紙図面(紙資料)をデジタル化してファイルサーバに保管したが、ファイルサーバを利用した管理では検索性が悪い為にSAVVY/EWAPを導入。ファイルサーバの運用はそのままで、検索機能の追加ができ、デジタル化の促進と探すコストが改善しました。
技術情報管理(ILM)
様々なシステムで技術情報の管理を実施してきたが、一長一短がありファイルサーバでの管理になっていた。ファイルサーバでは、文書の発生から廃棄までのライフサイクル管理が難しくSAVVY/EWAPを導入、ライフサイクルの自動化ならびに検索性の向上など業務効率が改善しました。
作業指示書管理
生産管理システムから出力される作業指示書の送付ミス削減と作業指示書への問合せ対応の迅速化にSAVVY/EWAPを導入。送付ミスが削減され、問合せ業務も作業指示書が瞬時に探せるため、業務効率の改善をおこなうことができました。
技術情報管理
事業の特性から資料が膨大かつ長期管理が必要。アクセス管理がしっかりしており、膨大な資料でも瞬時で探すことができました。また、シンプルな作りで管理者が変わっても手間が少なく、システムを長期的に利用できることもコストパフォーマンスが高いです。
電子化の先を見据えた
ペーパーレスへの取り組み
電子帳簿保存法・電子取引への対応
お問い合わせ
SAVVY/EWAPについて、
より詳しく知りたいお客さまは、こちらからお気軽にお問い合わせください。