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savvy/ewap

全文検索と多観点ツリーにより企業内情報の見える化を促進
概要  特徴  ファイルサーバ活用

こんなことで困っていませんか?

ファイルサーバは手軽に使える反面、ファイルが見つからなくてイライラしたり、同じ様なファイルがたくさんあったり、フォルダの分類がゴチャゴチャになっていませんか?  
ファイルサーバは社内の有用情報が蓄積された大切な企業資産の格納庫です。しかし欲しい情報が見つからないジャングル化した状況では、せっかくの企業資産が活かしきれてないと言えます。

目に見えないコスト

ファイルサーバより1つのファイルを探すのに要する時間をおおよそ5分間と仮定します。日に10個のファイルを探すと仮定すると、実は労働時間のおよそ1/10を「探す」行為に費やしていることになります。このコストを金額に換算すると、実は年間で莫大な費用を費やしていることになります。  
では、この時間を短縮する為にはどうするか?  
一番簡単なのは、より早く情報を見つける環境を作り出せば良いのです。

「見える化」のススメ

「より早く情報を見つける環境」を構築する手段として、高速な検索システムを取り入れることが一番の近道です。しかし情報量が膨大になると、単純なキーワード検索では大量のデータがヒットしてしまい、結果的に重要情報を見逃す危険性があります。

別の方法として、情報を整理して格納することにより視覚的に探す環境を構築することも出来ます。しかし、情報を格納する際の目的と、情報を探す際の目的が異なるため、ユーザが満足する環境を構築するのは非常に困難です。  

SAVVY/EWAPでは、高速検索エンジンによるキーワード検索と、構造を閲覧者の観点で切り替えながら閲覧する観点切替により、既存のファイルサーバに対して3つの「見える化」環境を提供します。

見える化を推進

親切表示!

検索結果の一覧にはサムネイル・プレビューを表示できます。
より目的の文書が見つけやすくなります。

「探し出す力」がアップ

「その周辺」にヒントが

検索した文書が所属するフォルダーを表示でき、同じ場所にある文書が簡単に確認できます。
そこから上下のフォルダーをたどることもできます。(ファイルサーバーを検索対象にした場合の機能です。)

「ウチ独自の整理法」に対応

お客様特有のルールによるファイル管理にも、幅広く対応できます。
例えば…

・特定の階層位置のフォルダー名がプロジェクト名や開発年度になっている場合、自動で取り込む設定を行うことにより、それらを候補として表示し、選ぶだけで絞り込みができます。

・フォルダー名やファイル名の先頭に種別コードを入れて管理している場合も同様です。そのコードの部分を種別として取り込むことにより、選択するだけで絞り込みができます。

・プロジェクト名や重要語の一覧などを用意すれば、それらの言葉が名前や中身で使われている文書にキーワードを自動付与できます。付与されたキーワードを選ぶだけで絞り込みができます。

「共有する力」もアップ

自動でお知らせ!

新着文書や更新文書のお知らせ機能で、スピーディな情報共有を促進します。あらかじめ指定した検索条件に該当する文書が追加・更新されると、メールでお知らせが届きます。
例えば…

・プロジェクト管理フォルダー内のファイルが追加・更新された時に、プロジェクトメンバーへ自動でお知らせすることができます。

・文書名や文書の中身に特定のお客様名を含むものが登録・更新された場  合に、そのお客様の営業担当者へ自動でお知らせすることができます。

SAVVY/EWAP運用イメージ

ネットワーク上のファイルサーバからSAVVY/EWAPのUploadToolが定期的にファイルサーバを巡回し、インデックス情報を自動収集しますので、ファイルサーバの設定変更は不要で、そのまま利用していただいてかまいません。
WEB環境で使用できますので、クライアントのPCも特別なクライアントソフトのインストールも不要です。