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ファイルめがね

 

「ファイルめがね」とは

「ファイルめがね」は、社内のファイル サーバーをインターネットのように検索するツールです。

インターネットは便利ですが、検索できなければ情報がほとんど活用はできません。これは社内のファイル サーバーも同様です。 検索できると資料の共有や再利用が進み、調べ物や資料作成が効率化し、様々な業務の生産性を底上げできます。 また、DX推進において重要となる、従業員の方の社内情報に対する利活用意識も自然に高めることができます。

特徴1:業務全般でご利用いただけます

ファイルめがねは検索を多用される方向けではなく、通常の業務で時々検索される方を想定しています。 インターネット検索と同じような画面構成で、たまにしか使わない方でも迷うことがありません。

インターネットでは、検索するとサイトの一覧が表示され、クリックするとそのサイトが表示されます。 同様にファイルめがねでは、検索すると社内のファイルの一覧が表示され、クリックするとそのファイルが表示されます。

Microsoft Office(Word、Excel、PowerPoint、Visio)、PDF、AutoCAD、DocuWorks、一太郎、OpenDocument、 圧縮ファイル、メールファイルなどの一般的なファイルは、その中身まで検索できます。


特徴2:導入も運用も簡単です。

ファイルめがねはWindows Serverにインストールするソフトウェアです。インストーラーで導入でき、 管理画面で検索対象のファイル サーバーやクロール(検索の情報収集作業)のスケジュールを設定すれば準備は完了です。 弊社で導入させていただくこともできますが、お客様自身でのご導入が大半です。

利用者の方にはインターネット検索同様にWebブラウザーをご利用いただきます。アプリの配布は不要で、利用者向けのURLをお知らせするだけです。 (Webブラウザーによっては一部機能にアプリが必要ですが、それもURLのお知らせによって利用者の方がインストールできます。)

運用も非常にシンプルです。動作状況は管理画面で一目で確認でき、利用状況の確認も簡単です。また、万一何か問題が発生した場合でも、ログ ファイルなどがボタン1つで収集でき、問題解決までの時間が短縮できます。

特徴3:SAVVYによる強力な検索機能



弊社の開発した全文検索エンジンSAVVYにより、高速に検索できます。

異体字や文字種の違いの吸収、短文による検索、同義語辞書の展開、単語の重要度や複数の単語間の距離を加味した順位付けなど、多彩な機能を搭載しています。

非常に多機能ですが、ファイルめがねを使うのは簡単です。検索条件を入力して検索ボタンを押すだけで、内部で状況に応じて必要な機能が自動的に選択され組み合わされて、最適な検索結果が表示されます。

特徴4:お手頃価格でスモールスタートできます

買い取りの最小構成の参考価格は100万円(税抜)です。

この構成の検索対象は150万ファイルまでで、利用者数は無制限です。Active Directory連携によるシングル サインオンやファイル/フォルダーのアクセス許可を継承するセキュリティ機能、ファイルサーバーをリアルタイム監視することによる高速なクロールなど、全機能がご利用いただけます。

検索対象は、フォルダーによる指定とサブ フォルダーの除外、ファイル種別の指定や除外により限定できるため、大きなファイル サーバーでも最小構成でスモールスタートでき、効果を確認しながら拡大していくことができます。

費用対効果

例えば、最小構成を26名様で4年間ご利用いただき、お一人が月に2回程度検索され、1回の検索で30分程度の業務時間短縮ができた場合、 年間でおおよそ80万円のコスト削減が期待できます(※)。

※これは概算のイメージであり、コストや効果などを保証するものではありません。より正しく導入効果を予測していただくために、ご購入前の貸出制度や、 費用対効果の試算ツールをご用意しておりますのでお問い合わせください。


お客様の声

下の表は、ファイルめがねをご導入いただいたソフトウェア製造業様の従業員アンケートの一部です(文面は一部補足・修正しております)。
担当業務 どんな時にファイルめがねを
利用しましたか?
ファイルめがねがなければ
どうしていましたか?
ファイルめがねによって
何か改善されましたか?
お客様サポート お客様から、10年近く前の輸出規制貨物の該非判定書についての問い合わせを受け、資料の場所が分からず検索した。 わかりそうな人に聞いて回ったと思う。 チームの半分が在宅勤務で、聞いて回ることもなかなか大変。相手の時間も奪うことを考えると、かなりの作業時間の短縮になった。
営業 普段担当していない製品の最新資料を提示する必要があったため、最新の提案資料を探した。 その製品の担当営業に聞く 結果として、いろいろな場所に散らばっていることが分かったので、これを機に最新版の置き場を決めることになった。今後は再利用の効率も良くなると思う。
開発 見積提示前の社内稟議で必要なコンティンジェンシープランの資料を作成する際に、似た案件の資料を検索し、それをベースに作成した。 一から資料を作成する。 この資料の作成は不慣れであったため、もしベースにできるものがなく一から作成したとなると、回りに聞いたり調べたりで数時間はかかっていたと思う。それが短縮できた。
企画 製品への機能追加の検討に当たり、競合他社製品の同等機能把握のために、社内に蓄積している競合製品情報を機能名などで検索した。 社内の競合製品のファイルを1つずつ探す。
分かりそうな人に聞く。
ネットで検索する。
分かりそうな人は上司・先輩のため、なかなか聞きにくい。自分で解決できたので良かった。
品質保証 新たな品質指標の追加検討に当たり、過去の似たような指標や実績値がないか、案件の過去資料を検索した。 案件のフォルダー内のファイルを確認してまわる。
詳しい人に聞く。
結果として参考にできそうな実績値は見つからなかったが、ないことが短時間で分かったので、時間を浪費せずに済んだ。
このアンケートはあくまでも一例であり、すべてのお客様に当てはまるものではありませんが、様々な業務で社内情報の利活用が生産性向上につながることがご想像いただけるかと思います。

なお、検索による生産性の向上を実際に体感していだくために、 お使いのPC内を全文検索できるアプリ〔デスクトップ検索 SAVVY〕も無償提供しておりますので、ぜひお試しください。

ファイルめがね 動作環境

ファイルめがね サーバ

  • Microsoft Windows Server 2012
  • Microsoft Windows Server 2012 R2
  • Microsoft Windows Server 2016
    (Server with Desktop Experienceのみ対応しています)
  • Microsoft Windows Server 2019
    (Server with Desktop Experienceのみ対応しています)
  • ※日本語以外のOS、およびServer Coreインストールを除きます。
    ※必要なスペックはご利用状況に応じて変わりますのでお問い合わせください。

利用者端末

  • デスクトップ用Internet Explorer 11.0
  • Microsoft Edge(Windows 8.1、Windows 10)

AIチャットボットとの連携製品「Cogmo Attend with ファイルめがね」




IBM Watsonを搭載したアイアクト社のAIチャットボット「Cogmo Attend」との連携製品です。チャットの会話から、ファイルめがねを通じてファイル サーバーが検索できます。

会話の中からAIが検索すべき情報を判断し、ファイル サーバーを自動的に検索します。AIに検索のスキルを覚え込ませることで、検索に不慣れな方でも会話によって必要なファイルが探せます。

技術継承の推進やQA対応省力化などを実現した導入事例があります。

詳細につきましては、こちらをご参照ください:
株式会社アイアクト:AIチャットボットとの会話で、誰でも簡単にファイル検索ができる『Cogmo Attend with ファイルめがね』の提供を開始